5.3 Vorlagen und Anleitungen

Dieser zweite Teil der Benutzerdokumentation enthält alle die Anleitungen, die für die konkrete Bearbeitung der HTML-Dokumentvorlagen notwendig sind. Diese Vorlagen stellen Rahmendokumente für die Mitarbeiter zur Erstellung neuer Seiten mit HotMetal 2.0 dar, die dem BGBM-Standard-Layout entsprechen und Kopf und Fuß sowie weitere Vorgaben enthalten. Von den insgesamt 12 Vorlagen sind 9 für spezielle Inhalte sowie drei für die Erstellung vollkommen neuer Seiten vorgesehen (siehe Anhang M).

Alle Vorlagen enthalten Variablen in der Form *VARIABLE*, die durch bestimmte in den Anleitungen beschriebene Angaben ersetzt werden müssen. Die Variable *DATUM* z.B. erhält den Wert des aktuellen Datums in der Form
TT. Monat Jahr, also z.B. 18. November 1996.
Die einzelnen zu den Vorlagen erstellten Anleitungen befinden sich ebenfalls im Anhang M und werden im folgenden kurz beschrieben, und zwar thematisch getrennt in Öffentlichkeitsarbeit, Neue Seiten und Mitarbeiterseiten.

Überblick (Datei vorlagen.doc, Anhang M1)

Diese Anleitung enthält ein Verzeichnis aller Dokumentationen, einschließlich der allgemeinen Benutzerdokumentation, und wo sie sich befinden (Verzeichnis, Dateiname, Inhalt, Anzahl der Seiten) sowie Ausführungen zum Aufbau einer BGBM-Standard-Seite. Daran schließen sich allgemeine Hinweise zu den vorhandenen Vorlagen und ein Verzeichnis der Vorlagen selbst an (Verzeichnis, Dateiname, Inhalt, jeweils zugehörige Anleitung). Des weiteren enthält diese Anleitung noch einen Überblick über die in allen Vorlagen vorkommenden und zu ersetzenden Variablen mit kurzer Beschreibung und je einem Beispiel in Form einer Tabelle.

Öffentlichkeitsarbeit

Vorlagen: Anhang M2, Dateien
- blume.htm (Blume des Jahres)
- baum.htm (Baum des Jahres)
- pilz.htm (Pilz des Jahres)
- zurzeit.htm (Infoblatt)
- next_neu.htm (Sonntagsführungstermine)

Anleitung: Datei pr.doc, Anhang M3

Die Anleitung für die Öffentlichkeitsarbeit umfaßt die Bereiche Pflanzen des Jahres, Infoblätter und Sonntagsführungstermine. Sie enthält Beschreibungen der einzelnen Vorlagen und der Vorgehensweise bei ihrer Bearbeitung sowie Hinweise und Empfehlungen zur Vergabe von Dateinamen und Abbildungen von Vorlagen und fertigen Beispielen als Netscape-Darstellung. Außerdem wird erläutert, wie eine Verbindung (Link) von den zur Zeit besonders sehenswerten Pflanzen („Rote Punkte") auf zugehörige Infoblätter (soweit vorhanden) hergestellt werden kann und wie man neue Führungstermine erstellt, im System veröffentlicht und druckt. Insbesondere bei der Veröffentlichung sind einige wichtige Schritte zu beachten, z.B. Umbenennung der Dateien und entsprechende Anpassung der URL-Angabe.

Der Ausdruck der Sonntagsführungstermine mit Netscape ersetzt dann die bisher im BGBM zum Mitnehmen für die Besucher ausliegenden Blätter mit den aktuellen Führungsterminen (Vermeidung von doppelter Erstellung). Gleiches läßt sich auch für die Infoblätter und die aktuellen Pflanzen des Jahres realisieren.

Neue Seiten

Vorlagen: Anhang M4, Dateien
- leer.htm (gemischte Seite)
- deutsch.htm (deutsche Seite)
- englisch.htm (englische Seite)

Anleitung: Datei neu.doc, Anhang M5

Diese Anleitung beschreibt die Erstellung neuer Seiten, aus zwei möglichen Varianten ist dafür je nach Art des Inhaltes eine passende auszuwählen:

• Die leere Seite ist die Grundlage für gemischtsprachige bzw. nur deutsche oder nur englische Inhalte (z.B. Hauptmenü).
• Die deutsche und die englische Seite gehören zusammen, sie besitzen Links auf das jeweils andere Dokument (z.B. Eintrittspreise), die entsprechend der Namensgebung der Dateien angepaßt werden müssen. Die Vorgehensweise dazu ist in der Anleitung erläutert.

In der Anleitung werden die Verantwortungsbereiche mit Zuordnung zu den zugehörigen Verzeichnissen auf dem WWW-Server und zu den jeweiligen Verantwortlichen-Dateien, die im Fuß jeder Seite als Link angegeben werden müssen (bei allen anderen Vorlagen ist dies nicht nötig, da diese Seiten schon einem Verantwortungsbereich zugeordnet sind), erläutert.
Außerdem enthält die Anleitung Hinweise zur Angabe der Verzeichnis- und Dateinamen im Fuß der Seite (URL) und Abbildungen der Vorlagen und eines Beispiels für eine Verantwortlichen-Datei als Netscape-Darstellung.

Mitarbeiterseiten

Vorlagen: Anhang M6, Dateien
- default.htm (für wissenschaftliche Mitarbeiter)
- deutsch.htm (für wissenschaftliche Mitarbeiter)
- publikat.htm (für wissenschaftliche Mitarbeiter)
- default.htm (für technische Mitarbeiter)

Anleitung: Datei mitarbei.doc, Anhang M7

Diese Anleitung umfaßt getrennte Erläuterungen für wissenschaftliche und technische Mitarbeiter. Dabei wurde davon ausgegangen, daß technische Mitarbeiter nur eine deutsche Seite erstellen, während wissenschaftliche Mitarbeiter sich international auch in englischer Sprache präsentieren wollen. Zudem erhalten sie eine extra Seite für ihre Publikationen.

Neben den allgemeinen Erläuterungen zum Erstellen der Mitarbeiterseiten ist in der Anleitung auch ausführlich die Problematik der Namensvergabe (Umlaute und Sonderzeichen) der Mitarbeiterverzeichnisse hinsichtlich deren Angabe in der URL und auf der Visitenkarte beschrieben. Jeder betroffene Mitarbeiter kann daraufhin über den Namen seines eigenen Verzeichnisses entscheiden, wobei zu bedenken ist, daß dieser Name auch in der automatisch generierten Mitarbeiterliste erscheint.